秘书邮件礼仪需注意
秘书邮件礼仪需注意，秘书在为不同地区的人组织会议或电话时，总是提醒他们注意时区或直接在邮件中列明该事件在不同时区的时间，可以有效避免混淆。下面分享秘书邮件礼仪需注意。
秘书在一天中，主要通过邮件和电话来帮老板沟通安排日程。每天，从客户、内部团队、公司PR、行政各处传来的关于会议邀请、事务进展、办公室消息等邮件总有一百多封，怎样处理这些邮件呢？Samantha教给了我们如下邮件礼仪：
如果某人：
为你做了某事——确认并简略感谢；
请你做某事——确定优先程度，让对方知道你会马上着手，立即将此事放到任务列表上并设置闹钟提醒，给自己留出足够的时间；
请你做的事你没有做到——如果因为客观原因确实无法完成，让别人知道为什么，这个原因应该是有一定分量的，不要涉及无意义的细节。
如果你：
想请别人回复你的邮件——为邮件留下开放性结尾。如果你写“以上是我要说的事情”，那按照逻辑，别人只会想，“哦，那是你要说的事情呗！”
为别人做了某事——确认此事已经圆满完成，并询问是否对方还需要其他帮助；
请别人做某事——那么如果你需要别人的回复才能进行下一步的工作，给自己留出预计需要回复的时间，在此基础上设置一个提醒并抄送给那个人，而不是在整件工作的最后期限设置提醒。
正在为别人做某事——用简短的邮件让别人了解事情的每一步进展，感觉到你对他们的尊重，即使最后任务没有完成，别人也可以看到你努力的过程。
想表现出主动性——总是早一步为对方可能没有预想到的事情做好准备，比如为不同地区的人组织会议或电话时，总是提醒他们注意时区或直接在邮件中列明该事件在不同时区的时间。
此外，Samantha还建议我们记住一些小诀窍以避免陷入邮件的海洋，比如不要同时处理多封邮件，回复或浏览完一封邮件再打开下一封，这样在团队成员相似而项目不同时，可以有效避免混淆；为一些特定的发件人，比如老板设置特定的背景颜色，这样可以很容易地发现并首先处理他们的邮件。
秘书交谈礼仪
交谈是交流思想和表达情感最直接、快捷的途径。在人际交往中，用错了一个词，或多说了一句话，或不注意词语的感情色彩等而导致交往失败或影响人际关系的事时有发生。所以，在交谈中药遵从一定的礼仪规范，才能达到双方交流信息、沟通思想的目的。在交谈的过程中，要注意倾听对方的表述，从而获得准确的信息。
创造良好的交谈氛围
谈话气氛和谐与否，会直接影响谈话的效果。为了创造一个愉快融洽的谈话气氛，秘书可以从以下几个方面入手。
态度要诚恳
进行交谈时，态度要认真、诚恳。对交谈的主题应认真对待，这不仅是尊重他人，更重要的是只有双方在认真的交谈中寻找到共同点以后，才有可能深入了解，取得对方的信任，交谈的氛围也会随之进入良好的阶段。
知识自己娓娓而谈，或目光呆滞、神情黯然、东张西望、心不在焉，或翻阅书报、看表、打呵欠，都会影响交谈的顺利进行。
寒暄要热情大方
寒暄不仅是一种必不可少的客套，还可以为交谈作情绪和情感上的铺垫。成功的寒暄，可以迅速缩短双方之间的感情距离，调节气氛，增进交流。因此，寒暄应尽量表现出谦恭、大方、热情、平等的姿态。
距离要适中
无论两人交谈还是多人交谈，交谈的距离以能够较容易地听清谈话的'内容为宜，距离做好是在2m左右，盲目靠紧，会让对方心理上感到压抑或局促不安，进而破坏谈话的气氛。
交谈的语言艺术
在日常的交谈和社交场合中，如果你能当众陈述自己的观点，流畅地表达出自己的意图，清楚准确的表达内心的想法，听者会乐于接受你的思想观点。
同样一句话，用不同的方式说出来，其效果可能会迥然而异，这就要求秘书，在人际交往中要非常强调语言艺术的原因，交谈的语言艺术主要包括以下几个方面。
平等互敬
运用语言，应坚持平等互敬的原则，谈话时在心理上、语调上，都要体现出对对方人格的尊重，把对方作为平等交流的对象，如果装腔作势、哼哼哈哈或以势压人，这不仅不礼貌，而且会使对方产生反感。在交谈中，应尽量使用礼貌用语，谈到自己要谦虚，谈到对方应尊敬，运用敬语与自谦语能显示出个人修养、风度和礼貌。
语言准确流畅
在表达思想感情时，应做到口音标准、咬字清晰，说出的词句应符合规范，避免使用似是而非的语言。另外，应去掉过多的口头语，语句停顿要准确，思路要清晰，谈话要缓急有度，从而是交流活动畅通无阻。
交谈机智幽默
交谈本身就是一个寻求一致的过程，在这个过程中常常会出现不和谐的地方而长生争论和分歧，这就需要你随机应变，凭借机制避开或消除障碍。同样，幽默也常用于化解尴尬场面或增强语言的感染力，有趣而意味深长的语言，能给人以欢笑和愉快。当然，机制幽默不是耍小聪明或耍嘴皮子。他应使语言表达既诙谐又入情入理，应体现一定的修养和素质。
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