接待工作的流程
接待工作的流程,接待工作其实就是看起来简单,但却是直接关系到他人对我们的一个印象,这是至关重要的,也是我们不可忽视的部分,接待工作一定要规范,以下了解接待工作的流程。
1、了解情况。当受领接待任务后,首先弄清对方的人数、职务、乘坐车种(车次)、航班到达时间、来的意图、可能停留的时间及我方领导在接待方面的意图和要求。
2、安排食宿。根据了解到的情况,及时与管理部门一起相应地安排房间,并督促服务人员搞好室内卫生,准备好冷热水等;根据已确定的伙食标准,预先通知管理部门和招待所,安排好就餐。
3、接站(机)。根据客人乘座的车次(航班)时间,提前到车站(机场)迎接,帮助客人拿好行礼,引导客人出站乘车。
4、迎接。事先在来人预定到达的位置等候,客人到达后,要热情相迎,主动作自我介绍,引导客人到宿舍洗漱和休息。
5、引见。客人安排就绪后,及时向单位有关首长报告,双方领导接触时,必要的情况下,接待人员要向对方介绍我方领导的身份。
6、掌握活动情况。了解和征求上级领导来到后活动的方式和工作安排,做到心中有数。
7、准备好活动场所。事先通知双方有关人员,督促我方服务人员搞好保障。
8、就餐。计算好就餐人数,并事先通知我方陪餐人员,必要时要安排好就餐桌次和坐次。
9、安排好课余活动。根据客人的兴趣爱好,提前考虑安排好课余时间的文娱活动。
10、预定返程票。提前了解客人离去的日期,预定好车票。
11、送行。预先准备好车辆,通知我方领导送行。
12、通知接站单位。及时通知客人去往单位迎接。
13、做好收尾工作。及时与有关部门结清账目,做到客人送走,事情办完。
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做好接待工作应注意的问题
1、工作一定要很细。做好接待工作要脑勤、嘴勤、腿勤,要想得很细,做得很实。接待中许多问题往往都出在一个“粗”字上,所以,搞接待一定要细之又细,切不可粗枝大叶。
2、态度一定要热情。不管来访者身份高低、“牌子”大小,一定要笑脸相迎,欢颜相送,使来访者有入门三分暖,好似“宾至如家”之感。
3、接待要有针对性。接待工作是一门科学,有很多学问,被接待的人员兴趣不同、爱好各异,要有的放矢,区别情况,有针对性地搞接待。
如何做好接待工作?
确定接待的人数,做接待的准备工作时,先确定对方的人数,再来准备招待的茶水、席坐等方面的物资
确定到达时间,确定好对方到达的时间,以及迎接的人员、指引的人员,务必做到礼貌热情周到
对方的职务,了解对方的职务,对接待的规格、席坐的安排、陪同人员等方面,都要根据对方的职务做相应的安排
客户抵达之前,单位的环境要彻底打扫,做到窗明几净,如果客户很重要,最好添加一些鲜花、绿植等,美化一下
员工形象,如果单位有工作服,最好同一整齐,没有工作服的也要先交代,穿着符合接待标准,前台客服等人员最好统一服装
路线,提前开会,各部门员工知悉,接待的行程中最好不要有外部干扰,有事情可以提前或推后处理,接待的路线也要规划好,车辆安排、秩序等方面协调好
会场布置,一般接待后面都会有会议,领导的席位安排,开会的资料物品提前准备好,投影仪、电脑等先调试好确保无误,茶水、服务人员等,以及接待的注意事项,事先做好培训
如果对方的行程是一天以上,餐饮住宿方面的安排提前订好,招待的方案及预算提前汇报领导
注意事项
接待工作是跟随对方的'身份、人数、工作性质、行程还有双方的从属关系等方面而有相应的变化和调整
办公室接待工作流程的规范
一、目的
“外交无小事”,“接待无小事”,接待作为办公室工作的重要组成部分,是展示公司形象,反映企业精神、企业文化的一项重要内容,为树立公司良好形象,扩大公司对外联系和交流,更好的展示企业文化,为进一步规范接待工作,特针对办公室接待工作流程作出规范。
二、原则
本着“热情礼貌,服务周到,厉行节约,对口接待”的原则。
三、管理
办公室为公司接待工作的对口管理部门,负责接待工作的安排和管理,协调相关部门落实接待任务,提供后勤服务和保障。
四、接待流程
1、总体工作安排
接到客人到访通知后,根据公司领导安排及到访客人单位、职务及到访目的等具体情况,确定接待级别,级别可暂分为A、B、C三种级别的接待,根据接待级别,拟定接待方案,具体安排相关接待人员,做好接待前的准备工作。
A级为一级接待标准,一般为总经理陪同重要客人到访;
B级为二级接待标准,一般为副总经理、等公司领导陪同到访客人;
C级为三级接待标准,一般为相关对口部门领导或人员到访,按照领导要求做好接待工作。
2、接站安排
接到客人来访通知后,办公室应在客人来访前一天提前做好车辆接站安排,确定接站时间、地点、客人的联系方式,做好出车前的车辆清洁、安全检查工作,并配备矿泉水、湿巾等所需用品。负责接站司机必须提前半小时到接车地点,如客人首次到访,必要时打印接站牌。
3、住宿安排
根据接待级别,安排合适的入住地点,提前做好房间预定,必要时需提前前往酒店落实入住房间情况,包括要求酒店前台人员做好房卡,开通电话外线业务,摆放洗漱包、茶叶、干果、香烟等接待用品,并提前做好客人房间分配工作。
4、宣传工作安排
接到客人来访通知后,根据客人情况与接待级别,收集相关资料,设计并制作公司宣传栏及广告机欢迎字幕;客人到访后,做好跟随参观、会议拍照摄影等相关工作。
5、参观安排
接到客人来访通知后,提前通知公司相关各部门根据接待级别开展参观接待的准备工作。
客人到访公司前,需提前通知相关领导及接待人员前往迎接,参观过程中接待人员做好服务,拍照及摄影,并及时调配好接送车辆。
6、会议安排
办公室在客人到访的前一天做好相关资料、鲜花、水果、茶叶、笔记本、纸、签字笔等准备工作,打印好会议列席人员的坐席牌,准备好笔记本电脑,做好欢迎字幕的投影,检查会议室及周边卫生环境等一切会议准备工作。
会议开始时,办公室人员应及时为客人添加茶水,间隔10-15分钟加水;若同一批客人有几天会议,则需更换水果品种,并做好会议室茶杯、烟灰缸等的清洗工作。
备注:主席台及会议座位安排图示。
7、就餐安排
根据接待客人级别提前安排酒店用餐,通知参加就餐人员,确定就餐人数,根据客人饮食口味、是否有忌口等提前点菜,并备好酒水、香烟等,安排车辆,及时接送。
备注:宴请客人坐席安排图示
8、活动安排
客人在公司期间,按照公司领导安排如需陪同客人到周边游玩,接待人员须提前确定游玩路线,安排景区导游,就餐地点,出行车辆等,并准备好相机、湿巾、矿泉水、雨伞等,游玩过程中根据客人需要服务到位,安排好整个出行游玩活动。
9、返程安排
根据客人行程和需要,帮客人预定好返程机票或火车票,准备馈赠礼品,安排车辆安全送至出发点,接待人员做好酒店的退房等后续工作
五、接待礼仪
1、仪表:面容清洁,衣着得体。
2、举止:稳重端庄,从容大方。
3、言语:语气温和,礼貌文雅。
4、态度:诚恳热情,不卑不亢。
5、接收名片:以恭敬态度双手接收,看后郑重收入口袋。
6、引领:通常走在客人右前方,不时左侧回身,配合客人脚步,转弯处伸手示意。
7、进电梯时:引领客人先进、先出,及时按电梯。
六、注意事项
接待过程中涉及机要事物、重要会议等特殊情况下,要特别注意保密,接待中既要得当介绍公司情况,又要内外有别,对不宜拍照摄影的场合,应持委婉态度向参观人员说明。
七、总结
接待工作完成之后,应及时总结工作中存在的问题,善于发现工作中存在的不足,敢于建议工作中需要改进的地方,力求做到精益求精,为公司发展贡献我们的力量
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